目前内部审计部门在开展审计项目过程中,常常存在部门间沟通不顺畅、配合部门理解不充分、整改效果不理想,或内部审计部门在实施管理咨询过程中专业性不够等问题,参与式审计是解决这些问题的手段之一。顾名思义,参与式审计是根据内部审计项目类型,邀请或聘请组织内部其他部门的管理人员或专家参与内部审计项目,将审计组从单纯隶属于审计部门的小组,变为可能同时隶属于多个部门的矩阵式组织。
一、参与式审计的功能
参与式审计可以增进组织内部各部门对内部审计工作的了解和理解,提升沟通效果。内部审计由于职能比较明确,日常与平级的各部门之间的协调工作主要集中在沟通审计发现和落实审计建议方面,其他部门对审计工作具体的程序和内容了解较少,人们又往往受传统观念影响,对内部审计的职能存在一些偏见性的认识,如认为内部审计只会“揪辫子”、“打板子”等等。通过将各部门的管理人员引入审计项目组,可以改善内部审计部门身处“通天塔”中的尴尬,其他部门的人员在完成项目的审计任务之后,通过与其部门负责人及其他同事正式或非正式的沟通,能够起到对审计工作宣传的作用,对于改变人们的固有印象、改善审计人员形象大有益处。
内部审计职能向咨询顾问角色转变的需求越迫切,参与式审计就越必要。内部审计需要向参谋或顾问式的角色转变,已成为当前对内部审计的一个共识。顾问式审计不仅要求审计人员在财务领域有所关注,同时也要关注企业其他的职能,设计并开展多种类型的审计项目,如经营审计、人力资源审计、行政及法务管理审计、信息工程审计以及战略审计等等,并提出咨询建议,以促进组织经营管理目标的实现。在这一转变过程中,采取参与式审计的形式可以起到较好的过渡作用。由于内部审计人员通常以财务教育背景的人员居多,在对企业经营管理的各个环节开展审计初期,专业性方面会显得不足,这一阶段引入其他部门的专业人员,可以优化审计队伍结构、增强专业性,也可以增强审计建议的适用性和合理性。
参与式审计可以更好地促进被审计单位落实整改,提升整改效果。内部审计建议的落实和整改工作一直是困扰内部审计部门的问题,审计过程中发现的不少问题由于审计部门不具有执行力,无法掌握问题整改的主动性和工作进度,需要平级的其他部门加以落实解决,从而使得一些问题老生常谈,每审必提。在这种状况下可以通过开展参与式审计,引入其他部门的管理人员,对于相关问题形成直观的认识,建立直接的沟通机制,提升整改效果。
参与式审计可以为内部审计人员提供培训机会,提升团队素质。内部审计部门在开展参与式审计过程中,可以引入其他部门的工程技术、法律、人力资源管理方面的专家,通过具体实施审计项目,对内部审计人员进行培训,达到互通有无、提升素质的效果。
二、实施参与式审计的关键
实施参与式审计初期需要进行大量充分的事前沟通。由于需要引入其他部门的专业人员或管理人员,而各种人员均有其自身的岗位职责,工作内容往往会因为安排审计工作而产生冲突,而且各部门在参与审计项目的主观意愿方面也会参差不齐,需要内部审计部门进行大量的内部沟通和协调工作,必要时还需要公司的总经理或分管副总经理出面协调。
其他部门的参与人员物色对参与式审计十分重要。人员如果物色得比较合适,则在审计理念的灌输和传递方面会比较顺畅到位,审计的成果和所起到的宣传效果也会因此增色很多;如果人员不合适,则需要花费大量的精力在理念和方法沟通上,不仅不会起到应有的培训和宣传效果,甚至会适得其反,影响审计进度,加大审计风险。
项目实施过程中的沟通工作决定了参与式审计的最终效果。由于引入的专业人员或管理人员对内部审计工作不够熟悉,审计组仍需要指定一名审计师与参与人员进行沟通,主要意图是传达审计理念,使参与人员运用其专业知识形成审计的工作成果,避免“跑偏”。
经过初期的摸索与实践,内部审计部门可以根据开展参与式审计项目中的得失,对审计工作内容、专家甄选、流程优化等方面进行取舍和平衡,并考虑对这种形式的审计工作进行固化,如有针对性地建章建制,形成审计工作手册,使这种审计类型获得管理层或审计委员会的认同,并对一些个性化的审计程序和审计工作方法进行明确;此外,还可以考虑针对参与式审计中其他部门参与人员的工作形成绩效考核计划,并落实到公司整体的绩效考核体系中,从而形成对参与人员的激励机制。
(作者:杜景深,来源:《中国总会计师》)